Подготовка торжества, открытия, юбилея

Если перед Вами поставили задачу подготовки торжества, открытия, юбилеи и у Вас множество вопросов которые нужно контролировать и принимать по ним решение, ответственный и креативный подрядчик очень пригодится.

Разрешите порекомендовать “Особое приглашение” как раз как такого подрядчика.

Расскажу без прикрас о реальным ситуациях в которые возникали в нашей работе по подготовке крупных и средних мероприятий, где “Особое приглашение” выступало подрядчиком, как типография, как рекламное агентство, как помощник и партнер.

Цель статьи на реальных примерах рассказать какие подводные камни ждут организатора мероприятия и чем помогает хороший подрядчик и в какие ситуация можно попасть, если выбор подрядчика сделан ошибочно.

О подготовке каких мероприятий, полиграфии, сувенирной продукции, памятных подарков пойдет речь в рассказе

1. Открытие Донского военно-исторического музейного комплекса Самбекские высоты
2. Празднование 80 летия Дирекции аварийно-восстановительных служб Северо-кавказской железной дороги
3. Празднование 100-летия профсоюза железнодорожных и транспортных строителей
4. Международный форум “Миротворчество поколений в исторической памяти русского народа” 2021 год
5. Подготовка к празднованию 4 ноября 2020 г.
6. Издание книги о южной транспортной прокуратуре, приуроченной к празднованию  300 летию Прокуратуры России.
7. Небольшие частные торжества и юбилеи, когда заказчиками являются или близкие юбиляра или приглашенные организаторы

Кратно скажу. 

“Особое приглашение” гарантирует 

• четкое соблюдение брендбука, 
• точные сроки, 
• оптимальные цены, порядок в документах
• согласование с заказчиком возникающих вопросов с предложением вариантов их решения, с учетом сроков и минимальных затрат и денежных и временных

Дальнейший текст имеет своей целью предупредить организатора, что нужно понимать до начала работы по подготовке мероприятия.

Вам предстоит множество согласований и принятий решений так или не так, согласований макетов и поэтому лучше сразу и как можно заранее озаботится разработкой бренд-бука, лого-бука мероприятия. 

Вы спросите, но у компании ж есть логотип, у структуры герб. Да, это прекрасно, но этого не достаточно. Потребуется правильно написать название мероприятия, указать даты и соблюсти единообразие во всех и печатных и наглядных и сувенирных материалах и в прессе и в сети интернет на всех рекламных и цифровых ресурсах всех участников, спонсоров, дочерних и партнерских площадках, на интернет страницах филиалов и прочее. 

Вы единожды обозначаете задачу дизайнеру или рекламному агентству, тому самому подрядчику которого вы выбрали, или еще собираетесь выбрать и смотрите на результат и процесс работы. Срок выполнения эскизов, попадание в Ваш вкус и вкус Вашего руководства, соответствие праздничного лого основному фирменному стилю, соотношение современным тенденциям. И таки да на полиграфию и дизайны тоже есть мода. Дизайнеры, не все конечно, следят за трендами и должны предложить Вам актуальный логотип. Рекламные агентства, и тем более типографии не часто могут позволить себе содержать в штате маститого дизайнера. Как правило это всегда партнерские взаимоотношения. И в данном аспекте я, как директор рекламного агентства и типографии выбираю и предлагаю заказчикам дизайнеров в которых я могу быть уверена и в сроках, и в обязательности и в качестве, и в том, что Вам будет предложено наилучшее решение. Хотя наилучшее это всегда совокупность нескольких параметров и не в последнюю очередь стоимости услуг.  

Немного о стоимости вопроса: Логобук мероприятия может стоить от 25 до 50 тысяч рублей. Бренд-бук нового бренда от 35 тысяч рублей до 130 тысяч рублей. Выше только звезды. Мы говорим о реальных цифрах и реально сделанных проектах. При изменении экономической ситуации, инфляции цена может корректироваться.

При обсуждении стоимости с подрядчиком желательно сразу написать перечень предполагаемых рекламных материалов и необходимых работ, чтобы провести адекватный расчет и согласовать рабочую смету.

Например: В случае открытия Донского военно исторического музейного комплекса Самбекские высоты для создания брендбука была необходима фотосессия и ее стоимость входила, была заложена и согласована в стоимость услуг по разработке бренд-бука. 

А при создании логотипа празднования 80 летия пришлось отрисовать кран на железнодорожной платформе, рабочий механизм, символизирующий деятельность аварийно-восстановительной службы на железнодорожном транспорте, причем сделать это в 3Д, в объеме, потому, что заказчик планировал заказать и изготовить памятные медали к 80 летию службы.

Причем фотосессия должна была проходить в три различных времени дня с учетом съемки с квадрокоптера для наличия разнообразных фотографий в разном освещении всех объектов расположенных на территории в 14 гектар.

А кран размером с железнодорожную платформу должен был узнаваем на медали, размер которой 7 см в диаметре. Задача непростая даже для профессионалов, при том, что узнаваемость крана руководитель спрашивал с организатора, то есть у моего заказчика, который об этом вообще “ни сном, ни духом”.  Кстати при возникновении необходимости я приходила на встречи к руководителям и рассказывала о возникающих нюансах, чтобы организатор, мой заказчик не ломал язык и не учил на находу термины не свойственного ему производственного процесса. Так проще и легче понять, что хочет руководитель от рекламных материалов. То есть Вы знайте, если потребуется и Вы выберете в подрядчики  “ОСобое приглашение” этот козырь у Вас.

Идем дальше.

Бренд-бук и его стоимость. Что входит? 

Приведу пример услуг по разработке макетов для вип апартаментов, названных единым названием создание брендбука, стоимостью 50 тысяч рублей

Таким образом Вы разом делаете все макеты и всегда когда речь идет об “все вместе” за каждую единицу платите меньше, потому что оптом всегда дешевле. 

Что еще Вы получаете организовав наличия бренд-бука сразу на начальном этапе подготовки к мероприятию? ЕДИНООБРАЗИЕ

Так или иначе в подготовке большого мероприятия Вам придется столкнутся с большим количество подрядчиков, сми, структур и у Вас будут согласовать макеты или прислать логотип и Вам будет легко и просто, если вы в любой момент можете отправить любому человеку по любому по требованию брендбук, и позже спросить, если брендбук будет несоблюдения. 

Такое бывает. Нужно понимать какие могут быть тому причины. 

Брендбуки рисуют дизайнеры. Создают эскизы на экране. И не всегда дизайнеры отдают себе отчет в том, что такой цвет невозможно воспроизвести на определенных поверхностях, что может не быть в наличии такой пленки или такого материала. Что нанесение пяти цветов на текстиле может быть чрезвычайно дорого и недолговечно. 

Или например, реализовать условия брендбука невозможно в  имеющийся срок и бюджет.

В случаях когда один подрядчик отвечает за брендбук и за производство сувенирной, полиграфической продукции удается избежать подобных эксцессов, хотя лично, я контролирую, что рисует мой дизайнер или дизайнер партнер и вовремя сообщаю, что у нас планируется определенный вид рекламного носителя и нанесения и слежу, чтобы брендбук предусматривал наличие монохромного или двухцветного начертания без градиентов, для нанесения например на текстиль термотрансфера или шелкографии на одежду или пакеты ПВД. 

Часто еще возникает вопрос не столько сроков и бюджета, сколько стиля и формы. 

Полноцветный логотип на ярком цветном шарфе может смотреться  хуже (безвкусно), чем на ярком шарфе монохромный логотип. 

Брендбук помогает одинаково понимать что красиво, а что нет всем участникам и организаторам особенного большого мероприятия. Брендбук это эталон с которым легко сравнить. 

Разработка брендбука может следовать после передачи в работу логотипа. Так было в случае с разработкой брендбука Самбекских высот. Правда наличие логотипа было установлено после получения технического задания и мы представили заказчику эскизы самого логотипа, но позже работали с уже представленным и развивали идею дальше.

В брендбук входит описание подходящих шрифтов и сами шрифты. Имиджи. Защитные расстояния логотипа. Как можно и как нельзя применять логотип. 

Опыт работы часто помогает избежать ошибок. Например, когда мы приступили к реализации проекта издания книги о Южной транспортной прокуратуре, приуроченной к 300 летию прокуратуры России, наши заказчики упомянули о наличии начертания 300 летия, но они не знали что есть брендбук 300 летия. Мы попросили найти, запросить документ и соответственно смогли соблюсти все требования, указанные в нем. В противном случае, как Вы понимаете “незнание закона, не избавляет от ответственности” Брендбук это закон применения логотипа и правильность написания всех надписей.